À l’heure où le digital prend une place importante dans notre quotidien et devient incontournable dans nos pratiques professionnelles, les directions juridiques doivent se questionner afin de mettre en place leur propre transformation digitale au sein de leur entreprise. Quels sont les bonnes pratiques et les bons outils ? Comment les inclure dans l’organisation de son pôle ? Et dans quels buts ? Telles sont les questions que les directions juridiques sont amenées à se poser pour digitaliser leur activité. La tâche est loin d’être facile compte tenu de la diversité des outils digitaux existants sur le marché. Ainsi, nous allons présenter des outils incontournables pour réussir la transformation digitale de votre direction juridique.
Les outils pour optimiser vos recherches d’information
Se tenir informé des projets de loi, anticiper les évolutions législatives ou encore accéder à des documents juridiques et financiers d’un prospect, client ou partenaire, sont devenus des réelles problématiques pour les directions juridiques. Ces tâches peuvent s’avérer chronophages et onéreuses s’il n’y pas une utilisation d’outils adéquats. De plus, elles représentent un véritable enjeu business. En effet, passer à côté d’une information peut potentiellement faire perdre des opportunités business ou pénaliser juridiquement l’entreprise. Ainsi, il est important d’utiliser les outils pour minimiser les risques et faciliter la récolte d’informations.
Avosinfo : le moteur de recherche de documents légaux
Fraîchement arrivé sur le marché, Avosinfo répertorie les documents juridiques et financiers de plus de 10 millions d’entreprises françaises. Depuis la solution, vous avez accès à différents types de documents qui vous permet de connaître les actualités et/ou les antécédents légaux des entreprises qui vous intéressent :
- Extraits Bodacc
- Liasses fiscales
- Procès verbaux d’Assemblée Générale
- Statuts Juridiques
Alors que la majeure partie des acteurs du marché commercialisent ces documents à l’unité, Avosinfo propose des formules sous abonnement qui vous permettent de réduire drastiquement vos coûts liés à la recherche de document légaux.
L’utilisation d’Avosinfo est un véritable gain de temps car l’outil centralise tous les types de documents juridiques et financiers. Ainsi, vous n’avez plus besoin d’arpenter le web pour trouver la documentation que vous souhaitez.
LexisActu : le service d’actualité juridique de LexisNexis
LexisActu est un outil de veille efficace qui vous permet d’obtenir des dépêches concises et pertinentes et publiées sans délai. Grâce à cette solution, vous pouvez :
- Avoir un suivi de l’actualité du droit en temps réel pour ne manquer aucune information
- Bénéficier de trois formats pour être au courant des faits et de leurs impacts : brèves, dépêches et articles
- Personnaliser vos préférences de résultats : choix des matières, fréquence de réception des résultats, alertes…
Les outils collaboratif pour mieux travailler avec les collaborateurs de votre entreprise
Avec le changement du contexte économique que rencontrent les entreprises, les missions des directions juridiques ont considérablement évoluées. Autrefois, la direction juridique d’une entreprise avait principalement pour objectif de gérer les risques et conflit légaux que rencontrait l’entreprise. Cependant, avec les nouvelles régulations, les enjeux business ont gagné en complexité juridique. Votre champ d’intervention s’est donc progressivement agrandi et vous amène à collaborer avec les autres business units de votre entreprise. Ainsi, pour assurer une organisation optimale, il est important d’instaurer une communication fluide avec les opérationnels par le biais d’outils de communication interne.
Slack : la plateforme collaborative pour communiquer à plusieurs
Slack est un logiciel disponible en ligne ou via installation, conçu pour que vous puissiez communiquer en temps réel avec une équipe sous forme de chat. Les forces de cet outil sont sa simplicité d’utilisation et son nombre d’intégrations très utiles qui vous permettent d’aller beaucoup plus loin que de simplement communiquer. Par exemple, vous pouvez organiser vos groupes de discussion en fonction de vos projets ou de vos équipes. De plus, vous avez la possibilité d’automatiser des groupes pour créer des flux de leads entrants ou encore partager des documents.
Trello : l’outil de gestion de projet collaboratif
Trello est devenu un outil de gestion de projet très utilisé dans l’écosystème startup. Son interface se constitue de cartes et de listes sous forme de tableaux. Cela vous permet de suivre l’avancement d’un nombre important de projets. Côté collaboration, les membres de votre équipe peuvent voir, éditer, ou suivre les tâches qu’ils doivent réaliser. Sa version de base est gratuite mais il y a une formule payante qui possède des services additionnels (support utilisateur, intégrations avec d’autres outils, checklist avancée…).
Des outils pour la gestion numérique des contrats
Avec l’essor des LegalTech, les fonctions juridiques peuvent avoir recours à des programmes de gestion des contrats. Les technologies proposées permettent de trier automatiquement vos contrats, de les synthétiser, d’en extraire les clauses selon un les objectifs de votre entreprise. Ainsi, vous êtes mieux équipé pour exécuter les contrats et renégocier des clauses ou encore pour répondre aux exigences légales.
Docusign : l’outil pour la signature électronique
Docusign est une solution de signature électronique légale, simple et sécurisée qui permet d’envoyer et signer numériquement tous vos documents, depuis un PC ou un téléphone. La solution est certifiée et répond à un cadre juridique éprouvé. En effet, les signatures respectent les exigences de la « Signature Avancée » et de la « Signature Qualifiée » du règlement européen eIDAS.
Hyperlex : le logiciel pour la gestion de vos contrats
Parmi les LegalTech existantes, Hyperlex est un logiciel Saas qui utilise l’intelligence artificielle afin d’aider les professionnels du droit à analyser et gérer leurs contrats à distance. Avec cette solution, vous pouvez centraliser votre gestion au sein de votre espace de travail ligne de manière très sécurisé. Simple d’utilisation, Hyperlex facilite le travail collaboratif.
Le logiciel permet de également maîtriser les risques juridiques. En effet, l’IA analyse les contrats et détecte automatiquement les types de documents, ainsi que les clauses et concepts clés. Ces informations sont exploitables depuis une fonctionnalité “d’aide à la décision”. Enfin, Hyperlex permet à ses utilisateurs de réaliser des signatures électronique et donne accès à un workflow d’approbation. Ainsi, les interlocuteurs sont automatiquement alertés et vous garderez toujours la trace du contrat.